Generell bietet die Nutzung elektronischer Rechnungen für Unternehmen im Vergleich zu papierhaften Belegen eine Reihe von Vorteilen. Hierzu zählen nicht nur die zum Teil hohen Kosteneinsparungen, die beispielsweise durch den Entfall von Portogebühren, Druckkosten und personellem Aufwand resultieren. Darüber hinaus bilden digitale Belege die Grundlage für die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse und führen so zu beschleunigten Bearbeitungszeiten, transparenten Genehmigungs- und Freigabeworkflows und automatischen Verarbeitungsprozessen bis hin zur Verbuchung und Bezahlung. Nicht zu unterschätzen sind außerdem die Möglichkeiten, die sich im Zuge der elektronischen Archivierung ergeben.

Rechtliche Anforderungen
Allerdings gibt es im Zusammenhang mit der Verarbeitung von elektronischen Rechnungsdokumenten einige rechtliche Anforderungen. Grundsätzlich stellt das deutsche Umsatzsteuergesetz in §14 UStG eine elektronische Rechnung einer papierhaften gleich. Für die Aufbewahrung digitaler Belege ist insbesondere die GoBD-Verwaltungsvorschrift zu beachten. Diese richtet sich zwar in erster Linie an die Finanzverwaltungen der Länder und nicht direkt an steuerpflichtige Unternehmen. Allerdings verfahren die Finanzverwaltungen im Zuge von steuerlichen Prüfungen genau nach diesen Vorgaben, sodass Unternehmen gut beraten sind, die darin beschriebenen Anforderungen im Kontext der elektronischen Rechnungsabwicklung zu berücksichtigen. Nachfolgend werden zwei essentielle Aspekte beschrieben, die Unternehmen beim Umgang mit E-Rechnungen zwingend umsetzen müssen.

Elektronische Eingangsbelege
müssen im Originalformat aufbewahrt werden
Unternehmen sind gemäß den GoBD verpflichtet, Ein-gangsrechnungen im originären Format aufzubewahren. Eine elektronische Rechnung, die etwa als PDF-Dokument zugestellt wird, ist demnach auch für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in diesem Format zu archivieren. Zwar dürfen elektronische Rechnungen ausgedruckt werden, jedoch muss sichergestellt werden, dass die E-Mail mit Anhang bzw. das eigentliche PDF-Dokument nicht bewusst oder versehentlich gelöscht werden.

Rechnungsprozesse sind in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben
Damit sich – etwa im Rahmen einer Steuerprüfung – sachkundige Dritte in einer angemessenen Zeit in die im Unternehmen gelebten Prozesse der elektronischen Rechnungsabwicklung einarbeiten können, ist eine verständliche Dokumentation erforderlich. Anhand dieser Dokumentation soll ein Prüfer einen schnellen und strukturierten Einblick erhalten, wie Rechnungen erstellt, versendet und aufbewahrt werden. Zudem ist in diesem Dokument festzuhalten, welche Organisationseinheiten bzw. Mitarbeiter an bestimmten Aufgaben im Rahmen der elektronischen Verarbeitung von digitalen Rechnungen beteiligt sind. 

Deutliche Zunahme elektronischer Rechnungen

Alleine diese beiden Aspekte zeigen, dass sich jedes deutsche Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsabwicklung beschäftigen muss. In Zukunft gilt dies noch mehr, denn in Deutschland ist in den nächsten Jahren eine deutliche Zunahme des Anteils elektronischer Rechnungen zu erwarten. Die Grundlagen hierfür hat nicht zuletzt der Gesetzgeber mit dem E-Rechnungs-Gesetz vom 1.12.2016 gelegt, das eine Richtlinie der EU zur Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen umsetzt. Das Gesetz sieht vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber ab dem 27.11.2019 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten – Bundesministerien und Verfassungsorgane sogar bereits ab dem 27.11.2018. Der nächste Schritt könnte dann sein, E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen verflichtend einzuführen.